İçindekiler | §0 Genel Kapsam
Sehven hatalı kaydedildiği bildirilen sağlık kayıtlarına (tanı, ilaç, reçete vb.)
ilişkin başvurularda işlem tesis edilebilmesi için, Sağlık Bilgi Sistemleri Genel
Müdürlüğü'nün 04.09.2023 tarih ve E‑95741342‑020‑223804278 sayılı Makam Oluru'nda
yer alan bu metodolojideki adımların sırasıyla yürütülmesi gerekir.
01.01.2022 sonrası kayıtlar için önemli uyarı: Düzeltilmesi
talep edilen kayıt 01.01.2022 tarihinden sonraki bir tarihe aitse, düzeltme
doğrudan sağlık kuruluşunun kendi Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi'nde (AHBS/HBYS)
yapılmalıdır; bu kayıtlar sistemsel olarak e‑Nabız'a otomatik yansır. Bu tür
başvurular Genel Müdürlüğe yönlendirilirse işleme alınmaz.
§1 Sehven Hatalı Kaydedildiği Kanıtlanmış Kayıtlar
Tanı, işlem, ilaç, tetkik/tahlil veya reçete gibi kayıtlar hekimin eğitimi ve
yetkinliği doğrultusunda oluşturulduğundan, bu kayıtların silinmesi/düzeltilmesi
konusunda farklı bir hekim tarafından değerlendirme yapılamaz. Önce 1.1 maddesinin
sağlanması esastır; sağlanamazsa 1.2 ve/veya 1.3 uygulanır. Hekim, kaydın hatalı
olmadığını beyan ederse diğer maddeler işletilemez.
1.1
Tanı girişini yapan hekimin, tanının ve/veya işlem, ilaç, tetkik/tahlil, reçete gibi kaydın hatalı olduğunu bildiren yazısı.
1.2
Ve/veya ilgili sağlık tesisinin başhekim / başhekim yardımcısı / mesul müdür onaylı resmî yazısı — ilgili hekime ulaşılamıyorsa.
1.3
Ve/veya İl Sağlık Müdürlüğü'nün, kaydın silinmesine/düzeltilmesine ilişkin uygunluk yazısı.
§2 Sehven Hatalı Kaydedildiği Kanıtlanmamış Kayıtlar
Kanıtlanmamış kayıtlarda Genel Müdürlük tarafından işlem tesis edilebilmesi için
iki alternatif yöntemden biri izlenir. Her iki yöntemde de hekime ulaşılamıyor
olması (vefat, emeklilik vb.) veya hekimin değerlendirme yapamaması ön koşuldur.
Yöntem A · 2.1 — İl Sağlık Müdürlüğü Komisyonu | 1 | En yakın İl Sağlık Müdürlüğüne başvuru
Vatandaş, hatalı olduğu iddia edilen kayıtla ilgili en yakın İl Sağlık Müdürlüğü'ne müracaat eder. | | 2 | Komisyon incelemesi
İSM bünyesinde kurulacak komisyon veya görevlendirilecek hekimler, hatalı kaydedildiği iddia edilen kayıt girişini araştırır. | | 3 | Nihai karar ve rapor
Muayeneyi gerçekleştirecek hekimler, "muayenesi normaldir" gibi genel ifadeler yerine, ilgili tarih dikkate alınarak kaydın kişide/o tarihte bulunup bulunmadığına net biçimde karar verir. Değerlendirme olumluysa işlem yapılır, aksi halde başvuru sonuçsuz kalır. |
Yöntem B · 2.2 — Heyet Raporu ile Başvuru | 1 | Eğitim ve Araştırma Hastanesinden heyet raporu
Vatandaş, kaydın kendisine ait olmadığına dair bir heyet raporu alır. | | 2 | İl Sağlık Müdürlüğü'ne başvuru
İSM değerlendirmesinde öncelikle ilgili hekimden bilgi alınması esastır. | | 3 | Tarih odaklı değerlendirme
Heyet raporundaki "mevcut durum" değerlendirmesi değil, silinmesi talep edilen tarihe ilişkin değerlendirme esas alınır. "Kişide bu rahatsızlık bulunmamaktadır" gibi bugüne dair ifadeler, geçmiş kayıt için silme/düzeltme gerekçesi sayılmaz. |
Onay sonrası: İl Sağlık Müdürlüğü kaydın silinmesine/düzeltilmesine
uygunluk verirse, İl Sağlık Müdürü veya görevlendirdiği kişi tarafından onaylı resmî
yazı Genel Müdürlüğe iletilir ve işlem ancak bu yazıyla tesis edilir. Ayrıca e‑Nabız'da
yapılacak değişikliğin, sağlık hizmeti sunucusunun kendi kayıt sisteminde de
gerçekleştirilmesi ve bu durumun İSM tarafından uygunluk yazısında belirtilmesi
gerekir.
§3 Ek Şartlar & İstisnalar Yukarıdaki iki yönteme ek olarak, aşağıdaki özel durumlarda ayrı kurallar geçerlidir. SGK tarafından karşılanan kayıtlar: Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından karşılanmış bir sağlık kaydı varsa, Genel Müdürlük sistemlerinde doğrudan silme/düzeltme yapılamaz; ilgili düzeltmenin önce SGK tarafında gerçekleştirilmesi gerekir.
İlaç silme işlemleri: SGK'dan alınacak, ilacın alınmadığına dair Medula ilaç döküm listesinin Genel Müdürlüğe iletilmesi hâlinde işlem tesis edilebilir; aksi hâlde işlem gerçekleştirilemez.
Raporlar: Sağlık raporları üzerindeki değişiklikler bu metodolojiye değil, aşağıdaki e‑Rapor Sistemi ekindeki kurallara tabidir.
EK e‑Rapor Sistemi İtiraz / Silme / Düzeltme İşlemleri
e‑Rapor Sisteminde düzenlenen bir rapor, e‑imzalı ve sonuçlanmış bir belge olduğundan,
rapor üzerindeki tanı bilgisinin silinmesi ancak raporun iptal edilip yeniden
düzenlenmesiyle mümkündür. İptal, hekimin ekranındaki iptal butonu ile yapılır;
yapılamıyorsa vatandaş İl Sağlık Müdürlüğü'ne (İSM) dilekçeyle başvurur. Aşağıda
rapor türüne göre izlenecek süreç yer almaktadır.
01 Doğum RaporlarıNVİ'ye iletilmemiş raporlar Vatandaşın hastaneye başvurusuyla süreç başlar. Rapor, e‑Rapor Doğum Modülü Başhekim ekranlarından düzenleyen hekime iade edildikten sonra ancak hekim tarafından silinebilir/düzeltilebilir. NVİ'ye iletilmiş raporlar Başvuru İSM'ye iletilir; İSM raporu sildikten sonra yeni rapor düzenlenir ve NVİ, raporun silindiği konusunda resmî yazıyla bilgilendirilir. Doğum tescil bildirimli raporlar Nüfus Tescil İşlemi Talep Formu ile başlatılan tescilde hastane personeli hata yaparsa, tutanakla kayıt altına alınıp İSM'ye iletilir; İSM silme sonrası NVİ'ye resmî yazı gönderir. Talep Formu e‑Rapor Sisteminde oluşturulmuşsa isim değişikliği için mahkemeye başvurulması gerekir. Sözlü beyan / SKDSPN doğumları Sözlü beyana dayalı bildirimlerde vatandaş İSM'ye başvurur; işlem e‑Rapor Sisteminde yapılır (e‑imzasız da olsa sistemde kayıtlıdır). Sağlık Kuruluşu Dışında Sağlık Personeli Nezaretinde (SKDSPN) gerçekleşen doğumlarda işlem e‑imzalı yapılır ve NVİ resmî yazıyla bilgilendirilir. 02 Sürücü Raporlarıİtiraz türleri İtirazlar kişisel (vatandaş talebiyle) veya kurumsal (bir kurumun itirazı) olabilir. Kurumsal itirazda süre sınırı yoktur; kişisel itiraz, raporun düzenlendiği tarihten itibaren 30 takvim günü içinde yapılır. Aile hekimi ve pratisyen hekim kararlarına itiraz girilemez. Uzman hekim ve komisyon kararlarına kişisel itiraz İSM tarafından e‑Rapor Sistemi üzerinden oluşturulur; itiraz sonrası vatandaş ilgili branşa sevk edildiği sağlık kuruluşuna başvurur. Başvuru ve itiraz süreleri | 30gün Uzman hekim kararına kişisel itiraz | 30gün Komisyon kararına kişisel itiraz | 30gün Komisyon başvurusu oluşturma | | 35gün İtiraz sonrası hakem hastane başvurusu | 90gün Hakem hastanede rapor tamamlama | 35gün Bölge hakem hastane başvurusu | | 90gün Bölge hakem hastanede rapor tamamlama | | |
Süresi geçen ve haklı gerekçesi bulunanlar için İSM, Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü'ne (SHGM) resmî yazıyla süre istisnası talep edebilir — istisna türleri: itiraz başvuru, komisyon başvuru, 1. ve 2. itiraz hastane başvuru, 1. ve 2. itiraz rapor tamamlama istisnaları. Rapor iptali kim tarafından yapılır - Hekimler: kendinden sonra başka hekim rapor düzenlemediyse, NVİ'den kullanılmamışsa ve henüz imzalanmamışsa kendi raporlarını iptal edebilir.
- Komisyon / Kurul Başkanı: imzası tamamlanmış, bağlı yeni rapor oluşturulmamış ve NVİ'den kullanılmamış raporları iptal edebilir.
- İSM Başkan/Başkan Yardımcıları: hekim, komisyon ve hastane sağlık kurulunca düzenlenmiş, NVİ'den kullanılmış olsun olmasın tüm raporları iptal edebilir.
Sağlık kurulu süreci Tek branşa itirazda, o branştan 3 hekim ve aynı branştan bir hekim veya başhekim/yardımcısının yer aldığı 3 hekimli kurul oluşturulur. Birden fazla branşa itirazda, ilgili branşlarla birlikte Nöroloji, Fizik Tedavi, Ortopedi, Göz Hastalıkları ve Ruh/Sinir Hastalıkları hekimlerinin yer aldığı kurul kurulur. Bölge hakem hastane kararları kesindir, itiraz edilemez. 03 Asal Raporlarıİtiraz işlemleri e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz. Silme için vatandaş aile hekimine başvurur; hekim değerlendirmesine göre raporu sisteme üzerinden siler ve vatandaşı askerlik şubesine yönlendirir. 04 Durum Bildirir Tek Hekim Raporlarıİtiraz işlemi e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz. Silme, vatandaşın aile hekimine/uzman hekime başvurusu sonrası hekim değerlendirmesine göre yapılır. 05 Durum Bildirir Sağlık Kurulu Raporlarıİtiraz işlemi e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz. Silme, vatandaşın kurul hekimine başvurusu sonrası hekim değerlendirmesine göre yapılır. 06 Erişkinler İçin Engellilik Sağlık Kurulu Raporları17 yaş 9 ay üstü için rapor oluşturma süreci başvuru tarihinden itibaren 30 takvim günü içinde tamamlanmalıdır. İtiraz süresi, raporun e‑imza tarihinden itibaren 30 takvim günüdür; en fazla 2 kez itiraz edilebilir. Kurul işlemleri tamamlanmış raporlarda silme/düzeltme yalnızca İSM tarafından e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılır. Kurul işlemleri tamamlanmamışsa hastane bu işlemi yapabilir. 07 Çocuklar İçin Özel Gereksinim Raporu (ÇÖZGER)17 yaş 9 ay altı için oluşturma süreci başvuru tarihinden itibaren 30 takvim günü içinde tamamlanmalıdır. İtiraz süresi, e‑imza tarihinden itibaren 30 takvim günüdür; en fazla 2 kez itiraz edilebilir. Kurul işlemleri tamamlanmış raporlarda silme/düzeltme yalnızca İSM tarafından e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılır. Kurul işlemleri tamamlanmamışsa hastane bu işlemi yapabilir. 08 Psikoteknik RaporlarıSorgulama, itiraz ve geçerli sebeple iptal işlemleri, SHGM'nin yetki verdiği İSM personeli tarafından yürütülür. Psikolog tarafından rapor henüz oluşturulmamışsa açılan itiraz silinir; rapor oluşturulmuşsa itiraz silinemez. Silme işlemleri resmî yazıyla SHGM'ye iletilir. 09 Yatağa Bağımlı Kişiler İçin Durum Bildirir Tek Hekim RaporuSeçim dönemlerinde açılan bir rapor türüdür. Silme işlemi hekim tarafından yapılır; itiraz işlemi e‑Rapor Sistemi üzerinden yürütülmez. 10 Askeri Sağlık Kurulu Raporlarıİtirazlar e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz. Vatandaş hastaneye başvurur; hastane resmî yazıyla Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü'ne (KHGM) iletir. KHGM'nin uygunluğu doğrultusunda Genel Müdürlük, silinen rapor bilgisini Millî Savunma Bakanlığı'na resmî yazıyla bildirir. 11 Sporcu Raporlarıİtirazlar e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz; rapor, yalnızca düzenleyen hekimin değerlendirmesiyle silinebilir. 12 Optik Reçeteleriİtirazlar e‑Rapor Sistemi üzerinden yapılmaz; silme işlemi raporu düzenleyen hekim tarafından yapılır. 13 İstirahat RaporlarıSGK tarafından e‑Rapor Sistemi'ne 16.01.2019 tarihinden itibaren paylaşılmaktadır. İtiraz/silme/düzeltme talepleri doğrudan SGK'ya dilekçeyle yapılır; Genel Müdürlük bünyesinde işlem yapılmaz. 14 İlaç Kullanım RaporlarıSGK tarafından 2015 yılı ve sonrasına ait raporlar e‑Rapor Sistemi'yle paylaşılmaktadır. İtiraz/silme/düzeltme talepleri SGK'ya dilekçeyle yapılır; Genel Müdürlük bünyesinde işlem yapılmaz. 15 Tıbbi Malzeme RaporlarıSGK tarafından 17.05.2019 tarihinden itibaren e‑Rapor Sistemi'yle paylaşılmaktadır. İtiraz/silme/düzeltme talepleri SGK'ya dilekçeyle yapılır; Genel Müdürlük bünyesinde işlem yapılmaz. |